Veel bedrijven vinden het fijn om hun eigen telefoniste te hebben die klanten met de nodige expertise te woord te staan. Hoewel het logisch is dat dit de voorkeur heeft voor veel bazen, is dit niet altijd helemaal realistisch. Zeker als je een kleiner bedrijf hebt met één telefoniste is het niet realistisch om alle telefoontjes te kunnen beantwoorden. De telefoniste moet natuurlijk ook pauze houden, vergaderen en andere administratieve zaken afhandelen. In dit geval kun je een externe telefoondienst inhuren. Deze externe partij zal de telefoon aannemen wanneer de telefoniste hier niet toe in staat is. Natuurlijk is dit best een belangrijke taak en wil je er voor zorgen dat je de beste telefoonservice kiest voor jouw bedrijf. Met onderstaande tips weet je waar je op moet letten bij het uitkiezen van een telefoonservice zodat je een goede keuze zult gaan maken op dit gebied en dat is wel zo fijn.

Kennis

Natuurlijk is het uitbesteden van je klantcontact niet iets wat je zomaar doet. Er zijn echter situaties waarin je niet veel keus hebt, omdat anders niemand je klanten te woord kan staan. Hoewel een telefoonservice de juiste oplossing biedt, wil je natuurlijk wel overwogen de keuze maken welke telefoondienst je hiervoor aanstelt. Ten eerste moet het bedrijf voldoende kennis hebben van de sector waarin je werkt. Voor een advocatenbureau is waarschijnlijk een andere telefoonservice geschikt dan voor een winkel. Je kunt hier achter komen door goed in gesprek te gaan met de verschillende services. Uiteindelijk is dit ook een beetje een kwestie van vertrouwen en van het juist brieven van je externe telefoondienst.

Het aanbod

Natuurlijk moet het aanbod van de telefoonservice in lijn zijn met de wensen van jouw bedrijf. Als je bijvoorbeeld graag wilt dat je bedrijf 24/7 beschikbaar is, moet je er natuurlijk voor zorgen dat de telefoonservice dit wel aanbiedt. Daarnaast moet je natuurlijk bekijken of de externe telefoonservice wel genoeg capaciteit heeft voor alle klanten die naar je bedrijf bellen. Je besteed dit werk uit omdat je zelf de capaciteit niet hebt, dan is het wel belangrijk dat de telefoonservice dit wel heeft.

De kosten

Als laatste is het natuurlijk belangrijk om te kijken naar de kosten van de telefoonservice. Sommige diensten rekenen per gesprek, terwijl andere de kosten laten afhangen van de hoeveelheid minuten die een telefoongesprek duurt. Ga hiervoor na wat het voordeligste is voor jouw bedrijf. Je wilt natuurlijk niet teveel gaan betalen voor de diensten die je koopt.